Os frequentes debates com meus alunos e clientes me possibilitaram identificar certa confusão no entendimento do que é Project Charter e do que é Plano do Projeto. Para caracterizar melhor a distinção entre ambos, exploro, a seguir, alguns pontos básicos, começando pela definição de cada documento*:

Project Charter – é o documento que contém as informações preliminares, que formaliza o projeto dentro da organização, que autoriza seu início e a consequente alocação de recursos ao projeto.

Plano do Projeto – é o documento que reúne as informações detalhadas produzidas no trabalho de planejamento e o conjunto de instrumentos que serão utilizados como referências para executar e controlar o projeto.

Um ponto de distinção importante é a finalidade de cada documento. O Project Charter se presta a comunicar internamente o início do projeto, a prover as principais informações iniciais e a esclarecer a ligação do projeto com o negócio da organização. O foco do Project Charter é o produto do projeto, o prazo total para que este produto seja prontificado, a verba disponível e a razão pela qual o projeto será realizado. Já o Plano do Projeto tem por finalidade antever as possíveis situações do projeto, estabelecer a rota e servir de guia para a execução e controle do projeto, com informações detalhadas, resultantes do planejamento do escopo, prazos, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e envolvidos.

Outro ponto importante de diferenciação é o conteúdo de cada documento. As informações preliminares do Project Charter são aquelas disponíveis no momento da abertura do projeto e dependem muito do que foi realizado antes do projeto. Em alguns casos, podem ser informações escassas, enquanto que em outros, podem ser informações mais extensas, decorrentes de trabalhos anteriores ao projeto, como estudos de viabilidade, business cases, anteprojetos ou propostas. O Plano do Projeto apresenta informações detalhadas decorrentes do planejamento e do próprio desenvolvimento do projeto. Assim sendo, o Plano do Projeto compreende informações do planejado e do real, nos diversos instrumentos de planejamento e controle, em especial as referências – baselines, – de escopo (EAP), prazos (cronograma) e custos (curva S), além de outros componentes dos respectivos planos de escopo, prazos, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e envolvidos.

Mais um ponto de distinção é o que se refere ao emissor de cada documento. O Project Charter deve ser emitido por alguém que tenha poder dentro da organização para autorizar a realização do projeto e a consequente alocação dos recursos necessários à sua realização, sejam estes humanos, materiais ou econômicos. É um equívoco pensar que deve ser o Gerente do Projeto quem emite o Project Charter, já que ele pode nem mesmo estar definido quando da emissão do Project Charter e, se já estiver, seu papel é de outorgado e não de outorgante. Também é equivocado pensar que o Project Charter deve ser sempre emitido pelo Patrocinador do Projeto, pois dependendo da estrutura da organização pode haver outras posições, politicamente até mais adequadas, com poder necessário para autorizar a realização do projeto. Finalmente um terceiro equivoco é pensar que o Project Charter deve ser emitido pelo Cliente do Projeto, uma vez que é um documento de uso interno e, se o cliente for externo, pode conter informações que não devem sair do âmbito da organização. Já o Plano do Projeto é de responsabilidade do Gerente do Projeto, ainda que sua elaboração tenha contado com a participação de outros membros da equipe do projeto.

O momento em que cada um destes documentos é gerado também pode ajudar a esclarecer suas diferenças. O Project Charter é gerado antes do início do projeto e constitui a “certidão de nascimento” do projeto e a autorização para que o projeto seja realizado. O Plano do Projeto, por sua vez, é um documento evolutivo, gerado nos processos de planejamento da primeira fase do projeto e complementado, refinado, revisado e atualizado ao longo de todo o projeto, nos processos de planejamento que permeiam as demais fases do projeto.

Finalmente, outro ponto de diferenciação é o que diz respeito à atualização. Em tese o Project Charter não deve ser atualizado nem modificado, embora esta seja uma discussão controversa. Esta tese é defendida por aqueles que consideram que mudanças no Project Charter, se necessárias, dão origem a um novo projeto, decorrente do projeto original. Já o Plano do Projeto deve ser atualizado periodicamente, à medida que novas informações se tornem disponíveis, informações reais sejam geradas e decisões sejam tomadas durante o desenvolvimento do projeto, nas diversas fases que compõem seu ciclo de vida.

* o conceito de “documento” empregado neste post é flexível, uma vez que os recursos de tecnologia da informação podem levar a diversos significados diferentes, como um conjunto de informações, um conjunto de arquivos, um conjunto de artefatos, um conjunto de links, um conjunto de repositórios, etc. e não necessariamente um documento físico como pode parecer num primeiro momento.